E-Rechnung
E-Rechnungspflicht zum 1. Januar 2025
Ab dem 1. Januar 2025 tritt das E-Rechnungsgesetz in Kraft, das die elektronische Rechnungsstellung für steuerbare und steuerpflichtige inländische B2B-Umsätze verpflichtend macht. Gemäß dem aktuellen Richtlinienentwurf müssen alle Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden können, das eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Zu den akzeptierten Formaten gehören unter anderem die XRechnung und ZUGFeRD.
Das Hauptziel des E-Rechnungsgesetzes besteht darin, einen technologieneutralen, inhaltlichen E-Invoicing-Standard zu schaffen. Dieser soll sowohl mit nationalen als auch internationalen Standards kompatibel sein und sich (neben der Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen) auch für den einfachen, sicheren, schnellen und ressourcenschonenden Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen eignen. Einziges Problem sind die technologischen Unterschiede zwischen den verschiedenen nationalen und privatwirtschaftlichen Rechnungsverarbeitungssystemen, die trotz der Einführung des neuen semantischen Standards weiterbestehen werden.
Was ist eine E-Rechnung?
E-Rechnung nach Norm EN 16931
Eine E-Rechnung, auch bekannt als elektronische Rechnung, entspricht der europäischen Norm EN 16931 und wird in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen, das die automatisierte Verarbeitung ermöglicht.
Sie besteht aus strukturierten Daten, die in einem bestimmten Format vorliegen, das von Computersystemen leicht gelesen, verarbeitet und archiviert werden kann.
E-Rechnungen können in verschiedenen elektronischen Formaten vorliegen, einschließlich ZUGFeRD, XML oder EDI (Electronic Data Interchange). Sie werden oft im Rahmen von Geschäftstransaktionen zwischen Unternehmen verwendet, um den Rechnungsprozess zu automatisieren, Kosten zu senken, die Effizienz zu steigern und Fehler zu reduzieren.
Die Verwendung von E-Rechnungen kann auch dazu beitragen, die Umweltbelastung durch den Verbrauch von Papier und Ressourcen zu verringern und die gesamte Abwicklung von Rechnungsprozessen zu beschleunigen.
Übergangsregelungen
E-Rechnung
Papier
elektr. Format
2025
Wenn der Empfänger zustimmt
2027
Vorjahresumsatz des Ausstellers max. 800.000€
Wenn der Empfänger zustimmt + Vorjahresumsatz des Ausstellers max. 800.000€
2028
Der Versand von E-Rechnungen wird ab dem 01.01.2025 grundsätzlich für alle Unternehmen zur Pflicht, allerdings gibt es Übergangsregelungen:
31. Dezember 2026
Ab dem 31. Dezember 2026 besteht weiterhin die Möglichkeit, Papierrechnungen zu versenden. Elektronische Formate wie PDF dürfen jedoch nur mit ausdrücklicher Einwilligung des Empfängers verwendet werden.
1. Januar 2027
Ab dem 1. Januar 2027 sind Unternehmen im B2B-Bereich mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 € verpflichtet, E-Rechnungen zu versenden. Unternehmen mit einem geringeren Vorjahresumsatz können bis zum 31. Dezember 2027 auch alternative Rechnungsformate wie Papier oder PDF verwenden.
1. Januar 2028
Ab dem 1. Januar 2028 sind dann alle Unternehmen im B2B-Bereich dazu verpflichtet, ausschließlich E-Rechnungen zu versenden.
Vorteile der E-Rechnung für Unternehmen
- Effizientere Arbeitsabläufe: Medienbruchfreie Prozesse ermöglichen ortsunabhängiges Arbeiten.
- Weniger Zeitaufwand: Eliminierung manueller, fehleranfälliger Dateneingaben.
- Niedrigere Kosten: Einsparungen durch den Verzicht auf Papier und Portokosten.
- Mehr Transparenz: Besserer Überblick und leichtere Zusammenarbeit mit Steuerberatern.
- Optimiertes Cash-Management: Einhaltung von Skontofristen durch schnellere Eingangsrechnungen und beschleunigte Folgeprozesse wie das Mahnwesen durch zügige Rechnungsausgänge.
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