Digitale Personalakte
On-/Offboarding-Prozesse
einfach gesteuert
Analysen und Auswertungen
in Echtzeit und ohne Aufwand
Sicherheit und Datenschutz
jederzeit gewährleistet
Wer seine Mitarbeiterdaten schützen will, nutzt eine digitale Personalakte
Von Krankheitsmeldungen über Elternzeitnachweise bis hin zu Rentenbescheiden – in der Personalabteilung fallen viele Dokumente an, die häufig auf Papier vorliegen, an unterschiedlichen Orten abgelegt sind und äußerst sensible Informationen enthalten. Mit ELO HR Personnel File können Sie all diese Dokumente nun zentral und digital an einem sicheren Ort verwalten.
In der digitalen Personalakte sind alle Mitarbeiterdaten sicher vor unbefugtem Zugriff geschützt und gemäß den Datenschutzbestimmungen transparent archiviert. Fristen, die mit Probezeiten oder speziellen Verträgen in Verbindung stehen, können dank einer integrierten Kalenderansicht und automatischer Benachrichtigungen problemlos eingehalten werden.
Vorlagen für Checklisten vereinfachen den täglichen Arbeitsablauf. Darüber hinaus bietet ELO HR Personnel File die Möglichkeit, mit nur wenigen Klicks ein Organigramm zu erstellen.
Personaldaten erfassen und verwalten
Fachsysteme anbinden
Wenn Sie bereits ein HR-System nutzen, können Sie dieses nahtlos in die ELO Umgebung einbinden. Die dort verwalteten Stammdaten werden automatisch in die Personalakte übertragen und durch regelmäßige Datenabgleiche stets auf dem neuesten Stand gehalten. Auf diese Weise haben Sie jederzeit einen umfassenden Überblick über sämtliche relevanten Informationen zu einem Mitarbeiter.
Stammdaten pflegen
Sobald die Stammdaten übertragen oder manuell erstellt wurden, können Sie diese problemlos pflegen. Änderungen werden dank Formularanträgen und automatischer Datenübernahme rasch und effizient bearbeitet. Zusätzliche Bearbeitungsschritte, die im Zusammenhang mit Neueinstellungen stehen, wie beispielsweise Installations- oder Bedarfsanforderungen, können vollständig automatisiert initiiert werden.
Aktivitäten überblicken
Das HR-Board und Checklisten mit einer integrierten Kommentarfunktion unterstützen Sie dabei, sämtliche erforderlichen Aktivitäten stets im Blick zu behalten. Sie können eine Checkliste aus vordefinierten Vorlagen auswählen und diese problemlos an Ihre individuellen Anforderungen anpassen. Zusätzlich dazu bieten Ihnen die Checklisten die Möglichkeit, Ihre Arbeitsprozesse automatisch zu steuern und zu optimieren.
Die Vorteile der Arbeit mit ELO HR Personnel File
Zentrale und formatunabhängige Verwaltung aller Personaldokumente
EU-DSGVO-Anforderungen einfach erfüllen und Datenzugriff individuell steuern
Kollaborativ und gleichzeitig digital arbeiten
Arbeitsprozesse mobil initiieren via Smartphone oder Tablet
Organigramme und Ausweise erstellen
Einfache Integration in bestehende HR-Systeme
Datenschutzrichtlinien einhalten
Fristen einhalten
In der ELO Personalakte ist die unkomplizierte Überwachung und Einhaltung wichtiger Fristen mühelos möglich. Dadurch behalten Sie beispielsweise das Ende einer Probezeit oder die Befristung eines Arbeitsverhältnisses stets im Auge. Die ELO Personalakte benachrichtigt Sie automatisch vor dem Ablauf dieser Fristen.
DSGVO
Die Einhaltung der Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) wird durch die ELO Personalakte transparent und unkompliziert ermöglicht. Dies wird durch bereits im Standard integrierte Funktionen gewährleistet, die den Anforderungen der EU-DSGVO vollumfänglich gerecht werden.
Effektiver Datenschutz
Die Sicherheit personenbezogener Daten wird durch zuverlässige Zugriffskonzepte gewährleistet, die auf Rollen, Gruppen und individuellen Nutzern basieren. Mithilfe von Berechtigungen und speziellen Verschlüsselungsmechanismen können Sie die Personalakte oder spezifische Teile davon schützen. Aufgrund dieser Maßnahmen sind sensible Daten ausschließlich für autorisierte Personen einsehbar. Alle Zugriffe und Änderungen werden automatisch protokolliert, was eine lückenlose Nachverfolgbarkeit zu jeder Zeit gewährleistet.
Löschfristen
Spezifische Dokumente, wie etwa Bewerbungsunterlagen oder Abmahnungen, müssen gemäß vorab festgelegten Zeitvorgaben gelöscht werden (Kassation). Mit ELO ist dies durch die flexible Kassationssteuerung problemlos möglich, und zwar in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Bestimmungen.
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