Digitale Rechnungsverarbeitung
Buchhaltungsprozesse
automatisiert, schnell und effizient
Zahlungsziele
sicher und fristgerecht eingehalten
Compliance
jederzeit gewährleistet
Digitaler Rechnungseingang mit ELO
Beschleunigen Sie die Rechnungsverarbeitung in Ihrem Unternehmen mit dem elektronischen Rechnungseingang. Von Papier- und E-Mail-Rechnungen bis zu verschiedenen Formaten – wir automatisieren den Prozess von der Erfassung bis zur Zahlungsfreigabe. Sie erhöhen die Effizienz Ihres Rechnungsmanagements und sind für steuerrechtliche Anforderungen gerüstet. Integration mit ERP-Systemen und zentraler Dokumentenablage in ELO vereinfachen die Arbeit und senken Ihre Kosten.
Onepager:
Schnell und Kompakt
Unser Onepager bietet Ihnen eine kompakte Übersicht über die Vorteile und wichtigsten Funktionen des digitalen Rechnungseingangs:
Whitepaper:
Detaillierte Analyse und Praxisbeispiele
Für diejenigen, die tiefere Einblicke wünschen, bietet unser Whitepaper eine ausführliche Analyse des Rechnungseingangs. Es behandelt die technischen Anforderungen, rechtlichen Rahmenbedingungen und praxisnahe Beispiele:
Freigabeprozesse
individuell anpassbar
Nahtlose Anbindung
an ERP- und Finanzbuchhaltungssysteme
Controlling
mit übersichtlichem Rechnungseingangs-Cockpit
Sie möchten mehr über den digitalen Rechnungseingang erfahren?
Schauen Sie sich unsere aufgezeichneten Webinare zur digitale Rechnungsverarbeitung an!
Der Rechnungsworkflow im Überblick
Rechnungseingang
Senden Sie all Ihre Rechnungen, egal ob E-Mails mit PDF Anhängen, gescannte Papierrechnungen oder voll elektronische Formate direkt in den Rechnungseingangs Workflow. So ist sichergestellt, dass alle Rechnungen in einem einheitlichen Ablauf verarbeitet werden.
Rechnungsfreigabe
Dann wird automatisch der Rechnungsfreigabeprozess gestartet – bei Sammelrechnungen berücksichtigt der Rechnungsworkflow auch Einzelpositionen bei Klärungsbedarf mit Einbezug einer Clearingstelle.
Rechnungscontrolling
Mit dem optionalen Rechnungscockpit sind Statistiken, Auswertungen und individuelle Visualisierungen einfach möglich – und damit alle Rechnungen jederzeit im Blick. Das Vier- bzw. Mehr-Augen-Prinzip mit festgelegten Freigaberollen sorgt für klare Strukturen und Abläufe im Freigabeprozess.
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Rechnungsprüfung
Durch die optionale vollautomatische Belegverarbeitung werden Metadaten aus der Rechnung extrahiert und in definierte Formularfelder übergeben. Weiterhin kann eine §14 UstG automatisiert durchgeführt.
Damit kann sichergestellt werden, dass nur korrekte Rechnungen an die Rechnungsfreigabe weitergeleitet werden.
Buchung
Nach der Freigabe werden die Rechnungsinformationen an das ERP-System übergeben, abgeglichen und der Beleg wird in ELO als „gebucht“ gekennzeichnet.
Erfassung
Anpassung an Ihre spezifischen Geschäftsprozesse
Die Verarbeitung von eingehenden Rechnungen kann in jedem Unternehmen unterschiedlich ablaufen, sei es in Form von papiergebundenen oder elektronischen Rechnungen. Unser digitales Rechnungseingangssystem ist flexibel und kann nahtlos an Ihre individuellen Geschäftsprozesse angepasst werden, unabhängig davon, ob Ihre Eingangsrechnungen zentral an einer Poststelle oder Scanstelle erfasst werden oder ob die Buchhaltung sie direkt bearbeitet.
Unabhängig von Form und Struktur
Dank unserer fortschrittlichen digitalen Rechnungsarchivierung und automatisierten Workflows sind wir in der Lage, Eingangsrechnungen reibungslos zu verarbeiten, ganz gleich, ob sie in Papierform, als E-Mail-Anhang oder im ZUGFeRD-Format bei Ihrem Unternehmen eingehen.
Ablage der Rechnungen
Die Ablage der digitalisierten Rechnungen in ELO bietet mehrere flexible Möglichkeiten und löst den automatisierten Verarbeitungsprozess aus. Zusätzlich dazu werden die Rechnungen automatisch an den vorher von Ihnen definierten Speicherort in ELO abgelegt.
Automatisch oder manuell
Abgestimmt an Ihre Anforderungen können die eingehenden Rechnungen manuell erfasst oder automatisch extrahiert und klassifiziert werden.
Rechnungen korrekt erfassen
Bei der Erfassung der Rechnungsinformationen kann optional auf die Stammdaten aus Ihrem ERP-System zugegriffen werden. Hierbei wird eine Abstimmung mit den Daten aus dem ERP-System durchgeführt, um zusätzliche Informationen wie beispielsweise den Buchungskreis oder Mandanteninformationen zur Ergänzung der Rechnungsdaten zu nutzen. Auf diese Weise wird die hohe Qualität der extrahierten Daten sichergestellt, die für einen reibungslosen Belegverarbeitungsprozess von entscheidender Bedeutung sind.
Verarbeitung
Rechnungsüberprüfung
Jeder Rechnungsbeleg wird automatisch gemäß § 14 darauf geprüft, ob die aktuell geltenden gesetzlich vorgeschriebenen Rechnungsinformationen vollständig und korrekt vorliegen. Dies gewährleistet eine rechtssichere Archivierung der Rechnungen. Nach erfolgreicher Prüfung wird die Rechnung automatisiert an den entsprechenden Sachbearbeiter oder die zuständige Abteilung zur fachlichen Freigabe weitergeleitet.
Individuelle Freigabe von Rechnungen
Unsere maßgeschneiderte Rechnungsfreigabe-Strategie berücksichtigt vielfältige Szenarien. Zum Beispiel kann die Weiterleitung von Rechnungen anhand des Betrags an den zuständigen Bearbeiter mit der passenden Freigabegrenze erfolgen. Ähnliche Anforderungen lassen sich schnell und unkompliziert umsetzen.
Unser Rechnungsmanagement bietet zahlreiche Vorteile einer zeitgemäßen, automatisierten Lösung für den Eingang von Rechnungen in Ihrem Unternehmen. Dies beschleunigt und automatisiert den gesamten Rechnungsprozess. Eingehende Rechnungen und Belege werden automatisch erfasst, erkannt und per Workflow an die richtigen Mitarbeiter zur Prüfung und Verarbeitung weitergeleitet. Die Rechnungsfreigabe wird mithilfe anpassbarer Freigabeformulare erheblich vereinfacht und übersichtlicher gestaltet.
Zusätzlich können bei der Klassifizierung eingehender Rechnungen ergänzende Module verwendet werden, um einen Abgleich der Daten mit den angebundenen ERP-Systemen durchzuführen. Dies ermöglicht eine nahtlose, automatisierte Bearbeitung von eingehenden Rechnungen. In Verbindung mit einer Verfahrensdokumentation können Sie dank der digitalen Rechnungsarchivierung die Anforderungen für eine revisionssichere Archivierung erfüllen.
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prooffice unterstützt Ihr Unternehmen dabei, den digitalen Wandel erfolgreich mitzugestalten. Ob es um den digitalen Rechnungseingang geht oder die Automatisierung von Workflows für DMS und ECM – prooffice ist Ihr kompetenter und verlässlicher Partner.
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