E-Mail-Management
Archivierung
E-Mails sicher und rechtskonform aufbewahren
Automatisierung
E-Mails automatisiert weiter-verarbeiten
Infrastruktur
E-Mail-Systeme effizient nutzen und Mailserver entlasten
Die E-Mail als Teil des Informationsmanagements in Ihrem Unternehmen
E-Mails sind unverzichtbar in der Geschäftskommunikation. Sie bieten kostengünstige und schnelle Kommunikationsmöglichkeiten und tragen wichtige Informationen für alle Geschäftsabläufe. Um die Verwaltung von E-Mails ganzheitlich und zukunftssicher zu gestalten, stellt ELO alle erforderlichen Funktionen für ein umfassendes E-Mail-Lifecycle-Management (ELM) zur Verfügung, unabhängig davon, ob es sich um einfache E-Mail-Archivierung oder umfassendes E-Mail-Prozessmanagement handelt.
Von ihrer Erstellung bis zur Löschung werden alle E-Mails verarbeitet, archiviert und verwaltet. Dabei werden prozessbezogene Zusammenhänge und gesetzliche Vorschriften stets berücksichtigt, um die Geschäftsabläufe sicher und transparent zu gestalten. Durch die zentrale Verwaltung der E-Mails innerhalb der ELO ECM Suite werden Unternehmenskosten gesenkt und Ressourcen geschont. Die schnelle Suche spart wertvolle Zeit, da E-Mails mit einem Mausklick leicht wiedergefunden werden können.
Durch dieses effiziente E-Mail-Management als Grundlage für effektive Geschäftsprozesse können relevante Informationen für den gesamten Prozess einfach ermittelt werden, was gezielte Entscheidungen ermöglicht und letztendlich Ihren Wettbewerbsvorteil sichert!
Die Herausforderungen im Umgang mit E-Mails
Rechtliche Compliance
Gesetzliche Vorschriften wie die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) setzen klare Anforderungen an die Archivierung von E-Mails. Eine mangelnde Compliance kann zu rechtlichen Risiken und Sanktionen führen.
Datenverlustprävention
E-Mails sind häufig Träger wichtiger Informationen und Dokumente. Ein unvorhergesehener Datenverlust kann erhebliche Konsequenzen haben, von der Beeinträchtigung des Geschäftsbetriebs bis hin zu finanziellen Verlusten.
Effizienz und Produktivität
Manuelle Prozesse zur Archivierung und Verwaltung von E-Mails sind zeitaufwendig und fehleranfällig. Eine ineffiziente E-Mail-Verwaltung kann die Arbeitsproduktivität beeinträchtigen und wertvolle Ressourcen binden.
Die Lösung: Digitale E-Mail Archivierung
Rechtliche Compliance
Durch die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wie der GoBD stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail-Kommunikation den rechtlichen Anforderungen entspricht. Dies reduziert das Risiko von Sanktionen und rechtlichen Streitigkeiten erheblich.
Datenintegrität und -sicherheit
Eine digitale E-Mail-Archivierung schützt Ihre wertvollen Informationen vor Datenverlust und unbefugtem Zugriff. Ihre Daten bleiben sicher und manipulationssicher.
Effizienzsteigerung
Automatisierte Prozesse ermöglichen die schnelle Extraktion von Anhängen und deren Integration in Arbeitsabläufe. Dies spart Zeit und erhöht die Effizienz in Ihrem Unternehmen.
Platz- und Ressourceneinsparungen
Die digitale Archivierung reduziert den Bedarf an Speicherplatz und entlastet Ihre E-Mail-Server. Das senkt die Betriebskosten und steigert die Leistungsfähigkeit Ihrer IT-Infrastruktur.
Ihre Kontaktanfrage
Kontaktieren Sie uns!
Neugierig?
prooffice unterstützt Ihr Unternehmen dabei, den digitalen Wandel erfolgreich mitzugestalten. Ob es um den digitalen Rechnungseingang geht oder die Automatisierung von Workflows für DMS und ECM – prooffice ist Ihr kompetenter und verlässlicher Partner.
Wir bieten Ihnen gerne persönliche und regionale Beratung bei der Planung und Umsetzung Ihrer Projekte.
prooffice Vertriebs GmbH
Markircher Str. 23a
68229 Mannheim
Tel: +49 (0) 621-48005-0
Fax: +49 (0) 621-48005-20