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DMS
In der heutigen Zeit sind die Vorteile einer Digitalstrategie unbestreitbar. Sie ermöglicht nicht nur die Optimierung von Geschäftsprozessen und eine damit verbundene Effizienzsteigerung, sondern trägt auch maßgeblich zur Nachhaltigkeit und zum Umweltschutz bei.
Trotz der unbestreitbaren Notwendigkeit von Papier in vielen Bereichen unseres Lebens, wie beispielsweise als Verpackungsmaterial oder Hygieneartikel, ist es an der Zeit, Prioritäten zu setzen und den unnötigen Druck von Dokumenten wie Rechnungen, Verträgen und E-Mails zu vermeiden.
Wussten Sie, dass die Papierherstellung erhebliche Mengen an Wasser und Energie erfordert? Ein Kilogramm Büropapier benötigt etwa 13 kWh Energie, was in etwa dem Energieverbrauch von 400 Stunden Laptop-Arbeit entspricht.
Bewusster Konsum ist gefragt. Auch wenn der Verbrauch von Papier in einigen Bereichen unvermeidlich ist, können wir in anderen Bereichen den Gebrauch von Papier erheblich reduzieren. Durch den Einsatz von Recyclingprodukten können wir beispielsweise bis zu 20 Liter Wasser und 13,5 kWh Energie pro Kilogramm Papier einsparen.
Besonders alarmierend ist der hohe Papierverbrauch in Deutschland, der 2019 bei 227 Kilogramm pro Kopf lag. Mehr als ein Drittel dieses Verbrauchs entfällt auf Büros, Schulen und Verwaltungen. Hier besteht dringender Handlungsbedarf, den Gebrauch von Papier zu reduzieren.
Indem Sie auf digitale Lösungen umsteigen, können Sie nicht nur Ihre Geschäftsprozesse optimieren, sondern auch aktiv zum Umweltschutz beitragen und eine nachhaltige Zukunft gestalten. Wenn Sie den Grad der Digitalisierung in Ihrem Unternehmen steigern und gleichzeitig einen Beitrag für unsere Umwelt leisten möchten, sprechen Sie uns an. Lassen Sie sich durch uns beraten und machen Sie beispielsweise den ersten Schritt in ein digitales Rechnungsmanagement.
Gemeinsam können wir eine positive Veränderung bewirken.
Wir freuen uns, Ihnen eine der neuesten Entwicklungen von ELO Digital Office vorzustellen.
ELO ist ein führender Anbieter von Lösungen für digitales Wissensmanagement und hat ELO Knowledge eingeführt, eine innovative Plattform, die Wissen, Ideen und Innovationen zentralisiert.
Gewinnen durch Teilen mit ELO Knowledge
ELO Knowledge schafft eine zentrale Informationsplattform, die das Wissen teilt und verfügbar macht – entscheidende Wettbewerbsfaktoren der Zukunft. Ziel ist es, alle geschäftsrelevanten Informationen für die Mitarbeiter zugänglich und nutzbar zu machen, die die Informationen für die Bewältigung ihrer Aufgaben benötigen.
Die Business Solution ELO Knowledge bündelt sämtliche Daten und Informationen zu einer zentralen und intelligenten Wissensdatenbank. Mit leistungsfähigen Schnittstellen verbindet ELO Informationsinseln und isolierte Datensilos zu einer unternehmensweiten Informations- und Wissensplattform – über Abteilungsgrenzen hinaus.
Die Vorteile von ELO Knowledge
Mit ELO Knowledge können Sie gemeinsam Wissen generieren, Fragen stellen, Ideen vorschlagen und Artikel schreiben. Es bietet berechtigungsgesteuerte Bereiche für Teams, Gruppen und Organisationen und ermöglicht Benachrichtigungen bei Neuigkeiten zu abonnierten Themen und Bereichen.
ELO Knowledge bietet auch die Möglichkeit, Ideen zu generieren und zu sammeln. Für unterschiedliche Bereiche und Themen wird ein Ort geschaffen, an dem Ideen eingebracht und gesammelt werden. Diese können kommentiert und diskutiert werden und die Umsetzung kann via Status-Label verfolgt werden.
Bleiben Sie auf dem Laufenden
Mit ELO Knowledge bleiben Sie stets informiert. Einzelne Beiträge oder ganze Bereiche verfügen über Abo-Funktionen, um über Ergänzungen oder Änderungen zu Artikeln, Fragen und Ideen informiert zu werden. Die Benachrichtigung erfolgt wahlweise über den ELO Feed oder optional auch per E-Mail.
Ist ELO Knowledge genau das was Sie gesucht haben?
Möchten auch Sie die Vorteile desdigitalen Wissensmanagement mit der ELO Business Solution ELO Knowledge nutzen? Kommen Sie auf uns zu wir beraten Sie gerne unverbindlich.
In der heutigen digitalen Welt ist es unerlässlich, dass Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe, über ein effizientes Dokumentenmanagementsystem (DMS) verfügen. Ein DMS kann nicht nur die Effizienz und Produktivität steigern, sondern auch dazu beitragen, rechtliche Risiken zu minimieren. Hier sind einige der rechtlichen Gefahren, die Kleinstunternehmen und kleine und mittlere Unternehmen (KMU) ohne DMS treffen können:
- Verstoß gegen Datenschutzgesetze: Ohne ein ordnungsgemäßes DMS kann es schwierig sein, die Einhaltung von Datenschutzgesetzen wie der DSGVO zu gewährleisten. Unternehmen müssen in der Lage sein, personenbezogene Daten sicher zu speichern und bei Bedarf zu löschen. Ein Verstoß gegen diese Gesetze kann zu erheblichen Geldstrafen führen.
- Verlust wichtiger Dokumente: Ohne ein DMS können wichtige Dokumente verloren gehen oder beschädigt werden. Dies kann zu rechtlichen Problemen führen, wenn beispielsweise Verträge oder andere rechtlich bindende Dokumente nicht auffindbar sind.
- Schwierigkeiten bei der Nachweispflicht: In vielen Rechtsstreitigkeiten müssen Unternehmen in der Lage sein, bestimmte Dokumente oder Informationen vorzulegen. Ohne ein DMS kann es schwierig sein, diese Dokumente schnell und effizient zu finden.
- Mangelnde Transparenz: Ein DMS kann dazu beitragen, die Transparenz zu erhöhen, indem es einen klaren Überblick über alle Unternehmensdokumente bietet. Ohne ein solches System kann es zu Missverständnissen oder Fehlinformationen kommen, die rechtliche Probleme verursachen können.
Es ist daher für jedes Unternehmen, unabhängig von seiner Größe, von entscheidender Bedeutung, in ein effizientes DMS zu investieren. Ein solches System kann nicht nur dazu beitragen, die oben genannten rechtlichen Risiken zu minimieren, sondern auch die allgemeine Effizienz und Produktivität des Unternehmens zu steigern.
Seit 14 Jahren bietet prooffice seinen Kunden flexible und skalierbare Lösungen auf Basis der ELO ECM Suite an. Unsere Lösungen sind nicht nur anpassungsfähig und erweiterbar, sondern auch rechtssicher auslegbar. Wir bei prooffice wissen, dass jedes Unternehmen einzigartig ist. Deshalb passen wir unsere Lösungen an Ihre spezifischen Bedürfnisse an. Egal, ob Sie ein kleines Unternehmen oder ein großes Unternehmen sind, wir haben die richtige Lösung für Sie.
Kommen Sie auf uns zu! Wir unterstützen Sie gerne bei der Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse und helfen Ihnen, Ihr Unternehmen auf die nächste Stufe zu bringen. Kontaktieren Sie uns noch heute und erfahren Sie, wie prooffice Ihnen helfen kann.
MPS
Unternehmen sehen sich zunehmend dem Druck ausgesetzt, ihren ökologischen Fußabdruck zu reduzieren, und die Schaffung eines umweltfreundlichen Büros rückt als Schlüssel zur Nachhaltigkeit immer stärker in den Fokus. Einfache, grundlegende Veränderungen können Unternehmen langfristig dazu verhelfen, umweltfreundlichere Büroumgebungen zu schaffen. Angesichts der ständigen Weiterentwicklung moderner Arbeitsplätze fällt es jedoch oft schwer zu entscheiden, wo man am besten beginnen sollte.
Kyocera erkennt die Bedeutung nachhaltiger Geschäftsprozesse und präsentiert fünf unkomplizierte Wege, wie Sie Ihr Büro durch die Optimierung Ihrer Druckinfrastruktur umweltfreundlicher gestalten können. Hier sind einige Beispiele:
Umweltfreundliche Geräte für nachhaltigen Erfolg
Der Austausch von Elektrogeräten wie PCs, Druckern und Kopierern im Büro bietet einen effektiven Ausgangspunkt zur Reduzierung des ökologischen Fußabdrucks. Die ECOSYS-Serie von Kyocera illustriert beispielhaft den geringeren Energieverbrauch durch die Verwendung von Toner, der auf der Seite verschmilzt.- Nachhaltige, langlebige Geräte für ein umweltfreundlicheres Büro
Investitionen in Geräte mit langer Lebensdauer ermöglichen nicht nur die Verringerung von Elektroabfall, sondern bieten auch langfristige Kosteneinsparungen. Die ECOSYS-Serie von Kyocera zeichnet sich durch ihre Haltbarkeit aus, insbesondere durch die doppelt so lange Lebensdauer der amorphen Siliziumtrommeln im Vergleich zu herkömmlichen Druckertrommeln.
Diese Schritte sind nicht nur umweltfreundlich, sondern auch wirtschaftlich sinnvoll. Kyocera steht Ihnen gerne zur Seite, um Ihre individuellen Bedürfnisse zu besprechen und gemeinsam die besten Lösungen für ein nachhaltiges Büro zu finden.
Gemeinsam können wir einen Beitrag zur Umwelt leisten und gleichzeitig effizientere Arbeitsplätze schaffen.
Entdecken Sie wegweisende Cloud-Print-Management-Lösungen, die perfekt auf die Anforderungen der nächsten Generation von Arbeitsplätzen zugeschnitten sind. Mit Leichtigkeit verlagern Sie Ihre gesamte Druckinfrastruktur in die Cloud.
Durch die Optimierung Ihres Druckmanagements entlasten Sie interne IT-Mitarbeiter und Ressourcen, was zu betrieblichen Einsparungen führt. Modernisieren Sie Ihre Druckinfrastruktur flexibel nach den spezifischen Bedürfnissen Ihres Unternehmens. Ricohs wegweisende Lösungen ermöglichen es Ihren Teams, Dokumente sicher und mühelos zu drucken und zu bearbeiten, unabhängig von ihrem jeweiligen Arbeitsort.
Die RICOH SMART INTEGRATION Plattform bietet cloudbasierte Apps und eine nahtlose Integration von Dokumenten-Workflows über verschiedene Geräte hinweg. Unsere benutzerfreundlichen Apps verbinden Ricoh-Multifunktionssysteme (MFP) nahtlos mit beliebten Cloud-Diensten von Drittanbietern. Dadurch werden wichtige Informationen sofort zugänglich, einsatzbereit und leicht gemeinsam nutzbar.
Die Implementierung von RSI führt zu einer signifikanten Verbesserung des Druckmanagements, reduziert die mit herkömmlichem Druck verbundenen Kosten und vereinfacht die gesamte Druckkomplexität. Gleichzeitig ermöglicht sie mobiles Drucken und steigert dadurch die Produktivität Ihres Unternehmens.
Für detaillierte Informationen oder eine persönliche Beratung stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung. Revolutionieren Sie jetzt Ihren Büroalltag mit RICOH SMART INTEGRATION.
Ricoh wurde im TIME-Magazin-Ranking der World’s Best Companies 2023 aufgeführt und belegt einen Platz unter den Top 35 Prozent im Bereich Nachhaltigkeit. Das neu eingeführte jährliche Ranking von TIME in Zusammenarbeit mit Statista, einem internationalen Marktforschungsunternehmen, beruht auf den Kriterien Mitarbeiterzufriedenheit, Umsatzwachstum und Nachhaltigkeit (ESG). Ricoh wird besonders für seine nachhaltigen Praktiken anerkannt.
Die umfassende Studie bewertete Unternehmen nach Gewinn, Umwelt und Sozialem sowie Unternehmensführung mithilfe von Statista-Daten. Zur Messung der Mitarbeiterzufriedenheit wurde eine weltweite Umfrage mit rund150.000 Teilnehmern in 58 Ländern durchgeführt. Ricoh hat sich als führendes Unternehmen in diesen Kategorien etabliert und wird für sein Engagement für Mitarbeiterzufriedenheit und Nachhaltigkeit ausgezeichnet.
Neben der TIME-Anerkennung wurde Ricoh auch von Corporate Knights in die Global 100 Most Sustainable Corporations 2023 aufgenommen und erhielt Platz in der Liste der Asia-Pacific Climate Leaders 2023 von der Financial Times und Statista. Diese Auszeichnungen unterstreichen Ricohs anhaltende Verpflichtung zur Erreichung von ESG-Zielen und seinem Beitrag zum Unternehmenswachstum.
Ricoh setzt sich weiterhin für soziale Belange über die gesamte Wertschöpfungskette ein und trägt durch nachhaltige Produkte und Dienstleistungen zur Verwirklichung einer nachhaltigen Gesellschaft bei. Das Unternehmen bleibt fokussiert darauf, ESG-Ziele zu erreichen und sein Wachstum mit sozialer Verantwortung zu verbinden.
Die Auswahl eines effizienten Drucksystems, das die Abläufe optimiert und sich schnell bezahlt macht, erfordert gründliche Überlegungen. Moderne Drucksysteme bieten weit mehr als nur das Drucken, einschließlich Funktionen wie Scannen, Faxen, WLAN-Verbindung und automatisches Heften. Vor dem Kauf ist es entscheidend, die individuellen Anforderungen des Unternehmens zu analysieren. Fragen zur Seitenanzahl, Farbdruck, genutztem Papierformat, Mitarbeiterzahl und Druckbudget helfen dabei, das passende System zu finden.
Mit dem Anstieg von Homeoffice-Mitarbeitern gewinnen auch Homeoffice-Drucker an Bedeutung. Die Entscheidung zwischen A4-Geräten und größeren A3-MFP-Systemenhängt von den Druckanforderungen und dem verfügbaren Platz ab. Zusätzliche Funktionen wie Duplex-Scan, Touchscreen, Loch- und Heftfunktionen sowie Sicherheitsmerkmale sollten ebenfalls berücksichtigt werden.
Die Sicherheit des Drucksystems ist im Zeitalter von Cyberbedrohungen von großer Bedeutung. Modelle mit Datenverschlüsselung, Firewall und Passwortschutz bieten einen Schutz vor potenziellen Risiken. Die Entscheidung zwischen Kauf und Leasing hängt von der Unternehmensgröße und den finanziellen Möglichkeiten ab.
Der KYOCERA-Multifunktionsdrucker ECOSYS M6235cidn ist ein Beispiel für ein System, das bereits verschiedene Funktionen inkludiert. Jedoch ist der beste Drucker derjenige, der zu den individuellen Anforderungen und dem Budget Ihres Unternehmens passt. Setzen Sie sich also mit uns in Verbindung um den für Sie optimalen Drucker für Ihr Unternehmen oder Ihr Homeoffice zu finden.
Die Nutzung von KI-Tools am Arbeitsplatz hat rapide zugenommen, während viele Unternehmen bei der Bereitstellung von Richtlinien und Schulungen für deren Einsatz hinterherhinken, so eine von Ricoh Europe beauftragte Studie. Obwohl 53 Prozent der Befragten KI-Tools verwenden, erhalten lediglich 18Prozent Schulungen dazu. Nur 20 Prozent der Unternehmen haben Maßnahmen zum Risikomanagement für den sicheren Einsatz von KI eingeführt. Die Diskrepanz zwischen der KI-Nutzung der Mitarbeitenden und den Bemühungen der Unternehmen, diese zu unterstützen, spiegelt sich in einem wachsenden Interesse an Automatisierungslösungen wider.
Die Studie betont die Notwendigkeit strategischer Anleitung beider Automatisierung, da 48 Prozent der Mitarbeitenden glauben, dass Automatisierung die Produktivität steigern kann, aber 60 Prozent erst die Vorteile besser verstehen wollen. Unternehmen müssen klare Richtlinien und Schulungen implementieren, um sicherzustellen, dass Mitarbeitende die Technologie sicher und geschäftlich effektiv nutzen.
Die Untersuchung zeigt, dass nur 20 Prozent der Unternehmen angemessene Maßnahmen zum Risikomanagement ergriffen haben, trotz Urheberrechts- und Datenschutzrisiken im Zusammenhang mit KI. Nicola Downing, CEO bei Ricoh Europe, betont die Bedeutung von proaktivem Risikomanagement, um die Vorteile der Automatisierung und fortschrittlicher KI-Technologien zu realisieren. Sie erklärt, dass Unternehmen, die verbindliche Richtlinieneinführen und Mitarbeitende in ethischer und rechtskonformer Nutzung schulen, von den Vorteilen profitieren können. Die Studie verdeutlicht, dass Unternehmen bewusst sein müssen, dass fehlende Anleitung und Schulungen zur Gefahr von Urheberrechtsverletzungen und Rechtsverstößen führen können.