Was Unternehmen jetzt wissen müssen
Das Wachstumschancengesetz hat in Deutschland eine neue Ära der digitalen Transformation eingeläutet. Ein wesentlicher Bestandteil dieses Gesetzes ist die Einführung einer verpflichtenden E-Rechnung für Unternehmen im B2B-Bereich. Diese Neuerung zielt darauf ab, Prozesse zu vereinfachen, die Effizienz zu steigern und die Umweltbelastung durch Papierrechnungen sowie Versandwege zu reduzieren.
Was bedeutet die E-Rechnungspflicht?
Ab dem 01.01.2025 müssen alle Unternehmen in der Lage E-Rechnungen zu versenden und zu empfangen. Die E-Rechnungen müssen der europäischen CEN-Norm EN 16931 entsprechen oder damit kompatibel sein, wobei das in Deutschland übliche Format XRechnung oder ZUGFeRD am weitesten verbreitet ist. Diese Formate gewährleisten, dass die Rechnungen maschinenlesbar sind und automatisiert verarbeitet werden können. Dabei ist es wichtig zu erwähnen, dass eine Rechnung in PDF Format keine zulässige E-Rechnung darstellt.
Unsere Lösung!
Das Modul Invoice Pro, basierend auf der ELO ECM Suite, ist eine Lösungen für die Verarbeitung von E-Rechnungen. Es ist darauf ausgelegt, E-Rechnungen, die den europäischen Standards wie ZUGFeRD, Facture-X und anderen entsprechen, automatisiert einzulesen. Die Stärke von Invoice Pro liegt in der Fähigkeit, Rechnungsdaten effizient aus XML-Dokumenten zu extrahieren und diese direkt in definierte Maskenfelder Ihres Rechnungseingangsworkflows zu übertragen. Dieser Prozess ermöglicht es, Rechnungen, die in unterschiedlichen Formaten und aus verschiedenen Quellen wie Papier, E-Mail und digitalen Kanälen eingehen, nahtlos in den Rechnungsworkflow zu integrieren.
Ein weiteres Kernmerkmal des Moduls ist der Abgleich und die Anreicherung von Daten aus E-Rechnungen mit Informationen aus Drittsystemen. Dies trägt dazu bei, die Datenkonsistenz zu erhöhen und ermöglicht eine tiefere Integration in die gesamte Unternehmensarchitektur. Darüber hinaus unterstützt Invoice Pro auch die automatisierte Extraktion von Rechnungsdaten aus nicht standardisierten E-Rechnungen, wie gescannten Dokumenten, PDFs und Rechnungen aus dem Ausland. Dies bedeutet eine erhebliche Vereinfachung und Beschleunigung des gesamten Rechnungsbearbeitungsprozesses und unterstützt Unternehmen effektiv dabei, den Herausforderungen der digitalen Rechnungsverarbeitung gerecht zu werden.
Vorteile eines DMS im Kontext der E-Rechnungspflicht:
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Effizienzsteigerung: Automatisierte Workflows reduzieren manuelle Eingriffe und beschleunigen die Bearbeitungszeiten.
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Kostenersparnis: Weniger Papierverbrauch und physische Prozesskosten.
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Fehlerminimierung: Durch automatische Datenerfassung und -prüfung werden Eingabefehler deutlich reduziert.
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Compliance: Ein DMS hilft dabei, gesetzliche Aufbewahrungsfristen einzuhalten und sorgt für eine revisionssichere Archivierung und sichere Prüfung.
Die Einführung der E-Rechnungspflicht ist ein wichtiger Schritt in die digitale Zukunft. Unternehmen, die diesen Schritt mit der Integration eines DMS verbinden, können nicht nur den gesetzlichen Anforderungen gerecht werden, sondern auch signifikante interne Prozessverbesserungen erzielen. Es ist daher ratsam, die notwendigen Maßnahmen zeitnah zu planen und umzusetzen, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.
