In der heutigen Geschäftswelt suchen kleine Unternehmen ständig nach Möglichkeiten, effizienter zu arbeiten und Kosten zu senken. Eine oft übersehene Lösung ist der Einsatz von Managed Print Services (MPS). In diesem Artikel erfahren Sie, wie MPS kleinen Unternehmen helfen können, ihre Druckinfrastruktur zu optimieren und erhebliche Einsparungen zu erzielen.
Was sind Managed Print Services?
MPS umfassen die ganzheitliche Verwaltung und Optimierung der Druckerflotte eines Unternehmens. Dies beinhaltet die Analyse der aktuellen Druckumgebung, die Implementierung effizienter Lösungen und die fortlaufende Überwachung und Wartung der Geräte.
Bleiben Sie flexibel und bauen Sie auf eine stärkere digitale Zukunft
Für kleine Unternehmen ist es wichtig, dass die Technologie, in die Sie investieren, ihren Zweck erfüllt. Oft wünscht man sich einfach nur einen funktionierenden Drucker, mit dem man drucken, scannen und kopieren kann. Aber ist das wirklich ein Mehrwert für Ihr Unternehmen? Wie wäre es, wenn Sie Drucker hätten, die flexibleres Arbeiten ermöglichen und einen optimierten digitalen Dokumenten-Workflow schaffen, ohne dass Sie dafür viel Geld ausgeben müssen?
Ein neuer Ansatz für das Drucken ermöglicht es Unternehmen, ihre Druckprozesse und Workflows zu optimieren, die Produktivität zu steigern, die Flexibilität zu erhöhen, die Sicherheit zu verbessern und die Kosten zu senken. Der Wechsel zu einem „verwalteten“ Vertrag ist auf die Zeit- und Ressourcenprobleme kleiner Unternehmen zugeschnitten und bietet einen Grad an Vorhersehbarkeit und Serviceunterstützung, der normalerweise nur größeren Unternehmen vorbehalten ist.
MPS sparen Zeit
Der Tag hat nie genug Stunden. Mit MPS gewinnen Sie Zeit, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren – damit ist es die praktische Wahl für Kleinunternehmer.
Installation und Konfiguration werden von einem Mitarbeitenden durchgeführt, der zu Ihnen kommt und das Gerät vor Ort sowohl mit der Cloud als auch mit Ihren internen Systemen verbindet. Für die regelmäßige Wartung brauchen Sie keine Drittanbieter oder Offshore-Callcenter mehr, sondern nur noch den freundlichen, fachkundigen Ricoh-Support vor Ort, genau dann, wenn Sie ihn brauchen. Neben der Wartung erhalten Sie auch intelligenten Remote-Support und Berichte, die Aufschluss darüber geben, wie Ihre Drucker genutzt werden, sodass Sie Ihre Ressourcen entsprechend Ihrem Bedarf neu organisieren können. Außerdem können Sie Toner, Papier und Verbrauchsmaterialien in Ihren Vertrag aufnehmen und automatisch bestellen lassen, sodass Ihnen nie wieder etwas ausgehen wird.
Verbesserte Sicherheit
Die meisten kleinen Unternehmen sind sich des Risikos nicht bewusst, das ungeschützte Edge-Geräte wie Drucker für die Sicherheit darstellen können. Da Drucker mit Netzwerken und Laufwerken verbunden sind (und für den Umgang mit sensiblen Daten verwendet werden), sind sie oft ein gezielter Angriffspunkt für Hacker. Druckdienstleister bieten jetzt integrierte Funktionen zur Verbesserung der Sicherheit, um Ihre Infrastruktur zu schützen, die Datensicherheit zu gewährleisten und die Einhaltung von Vorschriften zu erleichtern. Durch die Verwendung der neuesten Hardware und Software – sowie intelligenten Remote-Support und Wartung – können Sie sich darauf verlassen, dass die Geräte sofort gepatcht werden, was das Zeitfenster für Cyberangriffe erheblich verkleinert.
Kosten senken und verwalten
Drucker sind für die meisten kleinen Unternehmen eine teure, aber wichtige Vorabinvestition. Durch die Möglichkeit, Geräte zu leasen, anstatt sie direkt zu kaufen, werden die Kosten abgefedert. Dieser Wechsel – von CapEx zu OpEx in Ihrer Bilanz – macht die Ausgaben vollständig vorhersehbar, mit dem Bonus, dass Sie das Gerät am Ende des Vertrags automatisch verlängern oder durch das neueste Upgrade ersetzen können, ähnlich wie bei Ihrem Telefonvertrag. Außerdem handelt es sich um eine flexible Lösung, die sich an veränderte Druckanforderungen in Ihrem Büro anpassen lässt. Mit Managed Print sind Sie nicht mit einem teuren Gerät belastet oder durch einen unflexiblen, im Voraus zu bezahlenden Vertrag gebunden.
Fazit
Managed Print Services bieten kleinen Unternehmen zahlreiche Vorteile, von Kosteneinsparungen über Effizienzsteigerungen bis hin zu erhöhter Sicherheit und Nachhaltigkeit. Jetzt ist der ideale Zeitpunkt, um die Druckinfrastruktur Ihres Unternehmens zu optimieren und von diesen Vorteilen zu profitieren.
