Digitales Archiv ist eine Sammlung digitaler Daten, die systematisch gespeichert, verwaltet und erhalten wird, um den Langzeitzugriff auf digitalisierte und originär digitale Informationen zu gewährleisten. Dies umfasst Dokumente, Bilder, Videos, Datenbanken und andere multimediale Inhalte.

Dokumentenmanagement dient zur Optimierung von Arbeitsabläufen in Unternehmen, der sich mit der Handhabung, Organisation, Speicherung und Sicherung von Dokumenten befasst. Diese Praxis ist essentiell für das Wachstum eines Unternehmens, da sie hilft, die steigende Anzahl von Dokumenten effizient zu verwalten. Durch Dokumentenmanagement können Unternehmen ihre dokumentengesteuerten Prozesse optimieren, chaotische Dateiverzeichnisse eliminieren und eine effektivere Zusammenarbeit sowohl mit internen als auch externen Parteien fördern. Dies wird erreicht, indem Dokumente für gemeinsame Bearbeitungen zugänglich gemacht werden, ohne dass ständig neue Kopien erstellt werden müssen. Zusätzlich unterstützt es bei der Einhaltung und Nachverfolgung von Fristen und erhöht die Verantwortlichkeit innerhalb des Unternehmens.

Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) sind Regulierungen, die vom Bundesfinanzministerium (BMF) am 14. November 2014 herausgegeben wurden. Diese Vorschriften sind seit dem 1. Januar 2015 wirksam und haben die früheren Regelungen, GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) und GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme), ersetzt. Die GoBD enthalten detaillierte Richtlinien für die elektronische Buchführung und Datenarchivierung, die die Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit, Unveränderbarkeit und Vollständigkeit von handelsrechtlich und steuerrechtlich relevanten Daten und Dokumenten sicherstellen sollen. Diese Grundsätze gelten für alle DV-Systeme und müssen von Systemen wie Enterprise Content Management (ECM) eingehalten werden.

Revisionssicherheit bezieht sich im Kontext der digitalen Archivierung auf den Schutz von digitalen Dokumenten vor Manipulation und unerlaubten Änderungen. Die gesetzlichen Anforderungen für die revisionssichere Archivierung in Deutschland sind im Handelsgesetzbuch (§§ 239, 257 HGB) und in der Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO) festgelegt und werden durch die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) ergänzt.

Die Revisionssicherheit gewährleistet, dass aufbewahrungspflichtige Dokumente und Informationen innerhalb eines elektronischen Archivs jederzeit auffindbar, sicher, vollständig, ordnungsgemäß, unverändert, reproduzierbar und verlustfrei gespeichert und verwaltet werden. Der Begriff „Revisionssicherheit“ wurde 1992 von Ulrich Kampffmeyer in Zusammenarbeit mit dem VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. geprägt und beschreibt Anforderungen an elektronische Archive, die gesetzlich aufbewahrungspflichtigen Dokumenten entsprechen müssen.

Enterprise Content Management (ECM) ist eine unternehmensweite Softwarelösung, die darauf abzielt, Informationen sicher zu verwalten, zu strukturieren und zu digitalisieren. ECM erleichtert das Erfassen, Finden, Bearbeiten, Austauschen und Aufbewahren von elektronischen Dokumenten und Daten. Es strukturiert die Ablage und sorgt dafür, dass digitale Dokumente und Daten langzeitlesbar und revisionssicher aufbewahrt werden, in Beziehung zueinander stehen und den Compliance-Anforderungen, einschließlich der EU-DSGVO, entsprechen. ECM eignet sich besonders für die Team- und Projektarbeit und integriert sich nahtlos in Systeme wie SAP, andere ERP-Systeme, CRM sowie Microsoft Office.

Langzeitarchivierung im Kontext von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) bezieht sich auf Strategien und Technologien, die dazu dienen, digitale Dokumente über lange Zeiträume hinweg sicher und zugänglich zu speichern. Diese Art der Archivierung ist besonders wichtig für Organisationen, die rechtliche, finanzielle oder historische Dokumente bewahren müssen, die über Jahre oder Jahrzehnte hinweg relevant bleiben.

Workflow bezeichnet einen strukturierten Arbeitsablauf, der mehrere einzelne Aufgaben umfasst, die in einem logischen und zeitlichen Zusammenhang stehen und sich auf einen Geschäftsprozess oder andere organisatorische Vorgänge beziehen. Ein Workflow ist darauf ausgerichtet, Geschäftsprozesse technisch auszuführen und legt den Fokus auf das „Wie“ der Ausführung. Dies umfasst die detaillierte Beschreibung und Anwendung von konkreten Arbeitsschritten und Aufgaben unter Einbeziehung personeller und technischer Ressourcen.

Geschäftsprozesse beschäftigen sich mit der Konzeption und Analyse dieser Arbeitsabläufe. Sie beantworten das „Was“ – also welche Aufgaben erledigt werden müssen – und sind eng mit der Unternehmensstrategie und -zielen verknüpft. Geschäftsprozesse können sowohl Kernprozesse als auch unterstützende Prozesse umfassen.

Content Management System (CMS): Eine Software, die die Erstellung, Bearbeitung, Verwaltung und Veröffentlichung von Inhalten ermöglicht, oft verwendet für Webinhalte.

Ein papierloses Büro ist ein Arbeitsumfeld, in dem die Verwendung von Papier minimiert oder vollständig eliminiert wird und stattdessen digitale Dokumente für Geschäftsprozesse bevorzugt werden. Dieses Konzept basiert auf der Digitalisierung von Dokumenten und der Nutzung elektronischer Mittel zur Kommunikation, Datenspeicherung und -verarbeitung. Ziel ist es, Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und Umweltauswirkungen durch verringerten Papierverbrauch und -abfall zu reduzieren. Ein papierloses Büro nutzt Technologien wie Dokumentenmanagement-Systeme (DMS), Cloud-Speicher und digitale Workflow-Lösungen, um eine effiziente Organisation und schnellen Zugriff auf Informationen zu ermöglichen. Aufbewahrungsfristen.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen bezeichnen die vorgeschriebene Zeitspanne, während der Unternehmen und öffentliche Verwaltungen bestimmte Dokumente wie Rechnungen, E-Mails und Arbeitszeitnachweise ordnungsgemäß aufbewahren müssen. Diese Fristen sind durch spezifische Gesetze und Verordnungen festgelegt und variieren je nach Dokumententyp sowie Branchen- und Anwendungsspezifikationen. Die Einhaltung dieser Fristen ist erforderlich, um bei rechtlichen, handelsrechtlichen oder steuerrechtlichen Überprüfungen die notwendigen Unterlagen vorweisen zu können. Verschiedene Sektoren wie die Pharmaforschung, das Bauwesen oder das Gesundheitswesen können aufgrund spezieller gesetzlicher Anforderungen unter Umständen längere Aufbewahrungsfristen haben.

EIM ist die Abkürzung für Enterprise Information Management, dies ist praktisch ein moderner Begriff für DMS oder ECM.

Ein Handelsbrief ist ein Schriftstück, das im kaufmännischen Verkehr zwischen Unternehmen, Organisationen oder zwischen Unternehmen und Einzelpersonen ausgetauscht wird. Handelsbriefe umfassen eine Vielzahl von Dokumenten wie Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Mahnungen, Vertragsentwürfe und andere geschäftliche Korrespondenzen. Sie dienen der formalen Kommunikation und der Dokumentation von Handelstransaktionen und rechtlichen Vereinbarungen. Handelsbriefe sind oft rechtlich bindend und können als Beweismittel in rechtlichen Auseinandersetzungen herangezogen werden. In vielen Ländern unterliegen sie gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, was ihre sorgfältige Archivierung erforderlich macht. GoBS
Abkürzung für „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“.

Versionsmanagement im Kontext eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) bezieht sich auf die systematische Steuerung, Speicherung und Nachverfolgung von Änderungen an Dokumenten innerhalb einer Organisation. Es ermöglicht den Benutzern, frühere Versionen eines Dokuments abzurufen und gibt Aufschluss darüber, wer Änderungen vorgenommen hat und wann diese erfolgten. Ziel des Versionsmanagements ist es, die Kollaboration zu verbessern, Fehler und Datenverlust zu vermeiden und einen kontinuierlichen Überblick über die Entwicklung eines Dokuments zu gewährleisten.

Ein elektronisches Archiv ist ein digitales System zur langfristigen Aufbewahrung von Dokumenten und Daten, das darauf ausgelegt ist, Informationen sicher und unveränderbar zu speichern. Diese Art von Archiv ermöglicht es, elektronische Dokumente wie Textdateien, E-Mails, Bilder und andere digitale Inhalte systematisch zu erfassen, zu kategorisieren und zu archivieren. Die Hauptziele eines elektronischen Archivs sind die Sicherung der Datenintegrität, die Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Aufbewahrungspflichten sowie die Gewährleistung eines schnellen und einfachen Zugriffs auf archivierte Informationen.ELO – Elektronischer Leitz Ordner

Ein Host bezeichnet in der Informationstechnologie jedes Gerät oder jede Maschine, die als Knotenpunkt in einem Netzwerk dient und Dienste oder Ressourcen für andere Geräte oder Programme zur Verfügung stellt. Diese anderen Geräte oder Programme, die auf die Dienste des Hosts zugreifen, werden als Clients bezeichnet.

Hosts können unterschiedliche Formen

Eine virtuelle Maschine (VM) ist eine Software-Emulation eines Computersystems, die auf physischen Host-Computern ausgeführt wird. Sie ermöglicht es, mehrere Betriebssysteme gleichzeitig auf einem einzigen physischen Computer zu betreiben, wobei jedes Betriebssystem und dessen Anwendungen in einer eigenen isolierten Umgebung laufen. Dadurch können Benutzer verschiedene Betriebssysteme auf derselben Hardware nutzen, ohne die Systeme physikalisch voneinander trennen zu müssen.

SOA steht für „Service-Oriented Architecture“ und ist ein Softwarearchitekturmodell, das darauf ausgerichtet ist, die Funktionalitäten von Anwendungen als lose gekoppelte Dienste (Services) zu strukturieren. Diese Services kommunizieren über ein Netzwerk miteinander, um bestimmte Aufgaben innerhalb des Unternehmensnetzwerks oder über das Internet auszuführen. Ziel einer SOA ist es, eine flexible und wiederverwendbare IT-Infrastruktur zu schaffen, die schnelle Anpassungen und Neuerungen in den Geschäftsprozessen ermöglicht.

OCR ist die Abkürzung von „Optical Character Recognition“ – Optische Zeichenerkennung und bezeichnet eine automatisierte Texterkennung auf Basis von Bildern.

Compliance-Management-Systeme (CMS) sind integrierte Strukturen aus Maßnahmen und Prozessen, die in Unternehmen implementiert werden, um sicherzustellen, dass alle gesetzlichen, regulatorischen und internen Richtlinien eingehalten werden. Die Systeme stammen ursprünglich aus dem amerikanischen Finanzsektor. Ihre Hauptfunktion ist es, Verstöße gegen Rechtsvorschriften zu dokumentieren, Mitarbeitern klaren Zugang zu den relevanten Vorschriften zu bieten und die konsequente Befolgung dieser Vorschriften zu gewährleisten. Die Einführung solcher Systeme wurde stark durch die Veröffentlichung des Federal Sentencing Guidelines Manual beeinflusst, welches die Strafen für Unternehmen reduzierte, sofern sie nachweisen konnten, dass Mitarbeiter über die rechtlichen Anforderungen informiert und diese dokumentiert waren. Dies markierte den Beginn des modernen Compliance-Managements.

Collaboration Tools sind Werkzeuge und Anwendungen, die die Zusammenarbeit zwischen Teams oder Teammitgliedern fördern, um gemeinsame Ziele effizienter zu erreichen.

Business Process Management (BPM) ist eine Methodik, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Unternehmensziele zu erreichen, indem sie Kontrolle über ihre verschiedenen Geschäftsprozesse gewinnen. BPM beinhaltet das Identifizieren, Analysieren und Automatisieren von Geschäftsprozessen, um Effizienz zu steigern, Ressourcen besser zu nutzen und mehr Raum für Innovation und Wachstum zu schaffen.Workflow-Management