Welche Nachrichten sind gesetzlich aufzubewahren?
Effizient, etabliert, einfach: E-Mails sind in der heutigen Kommunikation, vor allem im Geschäftsleben, unverzichtbar. Doch dies wirft eine wichtige Frage auf: Welche E-Mails müssen tatsächlich archiviert werden? Ist es notwendig, jede E-Mail zu speichern? Was sollte dabei beachtet werden? In diesem Artikel erfahren Sie alles Wissenswerte über die Anforderungen und Best Practices der E-Mail-Archivierung.
Rechtssichere E-Mail-Aufbewahrung gemäß des Archivierungsgesetz:
Um sicherzustellen, dass alle geschäftsrelevanten Informationen verfügbar sind, müssen E-Mails archiviert werden. Dies gilt sowohl für interne Unternehmensinformationen als auch für externe Kommunikation mit Kundinnen, Lieferantinnen und anderen Geschäftspartner*innen.
Die rechtlichen Vorgaben zur Archivierung von E-Mails im geschäftlichen Umfeld werden durch folgende Regelwerke definiert:
- GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff)
- Handelsgesetzbuch (HGB)
- Steuerrecht
Seit 2015 regeln die GoBD die ordnungsgemäße digitale Buchführung. Das HGB gibt allgemeine Richtlinien zur Aufbewahrung von „Schriftstücken“ vor, während das Steuerrecht und die Abgabenordnung (AO) detaillierte Vorgaben zur Art und Dauer der E-Mail-Archivierung enthalten. Welche spezifischen Regelungen zur Anwendung kommen, hängt von der Unternehmensform, dem Tätigkeitsbereich und dem Inhalt der E-Mails ab.
Die 7 Grundsätze der GoBD:
Die GoBD definiert wesentliche Anforderungen für die ordnungsgemäße Führung und Aufbewahrung von elektronischen Unterlagen, einschließlich E-Mails. Diese Grundsätze müssen auch bei der E-Mail-Archivierung berücksichtigt werden:
- Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Die Archivierung von E-Mails muss so gestaltet sein, dass ein sachverständiger Dritter die archivierten E-Mails und deren Kontext innerhalb einer angemessenen Zeit nachvollziehen kann. Dies bedeutet, dass die E-Mails mit allen relevanten Metadaten (z.B. Datum, Absender, Empfänger) vollständig erfasst werden müssen.
- Vollständigkeit: Alle geschäftsrelevanten E-Mails müssen vollständig archiviert werden. Dies umfasst Aufträge, Auftragsbestätigungen, Frachtbriefe, Rechnungen, Zahlungsbelege, Lieferpapiere, Versandanzeigen, Reklamationsschreiben, Verträge und andere buchhalterisch relevante Unterlagen.
- Richtigkeit: Die erfassten E-Mails müssen korrekt und frei von sachlichen Fehlern sein. Das bedeutet, dass die E-Mails unverändert und in ihrer Originalform archiviert werden müssen.
- Zeitgerechte Buchung und Erfassung: Geschäftliche E-Mails müssen zeitnah archiviert werden. Dies stellt sicher, dass alle relevanten Informationen aktuell und vollständig verfügbar sind, was für die Buchführung und steuerliche Erfassung wichtig ist.
- Ordnung: Die E-Mail-Archivierung muss in einer geordneten Weise erfolgen. Dies bedeutet, dass die E-Mails systematisch und chronologisch erfasst und gespeichert werden, um eine einfache und schnelle Auffindbarkeit zu gewährleisten.
- Unveränderbarkeit: Einmal archivierte E-Mails dürfen nachträglich nicht verändert werden. Jede Änderung muss dokumentiert und nachvollziehbar sein, um die Unveränderbarkeit der ursprünglichen Nachrichten zu gewährleisten.
- Sicherstellung der Datensicherheit: Es müssen geeignete Maßnahmen getroffen werden, um die Sicherheit der archivierten E-Mails zu gewährleisten. Dies umfasst den Schutz vor Verlust, Verfälschung oder unberechtigtem Zugriff. Die Datensicherheit muss durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen sichergestellt werden.
Diese Grundsätze stellen sicher, dass die E-Mail-Archivierung den gesetzlichen Anforderungen entspricht und die Integrität sowie Verfügbarkeit der geschäftsrelevanten E-Mails gewährleistet ist. Durch die Beachtung der GoBD wird zudem sichergestellt, dass die Finanzbehörden jederzeit auf verlässliche und unverfälschte Daten zugreifen können, was für die steuerliche Erfassung und rechtliche Sicherheit des Unternehmens von großer Bedeutung ist.
Pflicht zur E-Mail-Archivierung
Diese Archivierungspflicht ergibt sich aus dem Handelsgesetzbuch, das in §238 im Rahmen der Buchführungspflicht vorschreibt, dass Kaufleute eine Kopie oder andere Form der Wiedergabe aller gesendeten Handelsbriefe speichern müssen. Darüber hinaus legt das Steuerrecht fest, dass E-Mails als Handelsbriefe anzusehen sind und ihre Archivierung für eine ordnungsgemäße Buchführung erforderlich ist.
Es gibt eine gesetzliche Verpflichtung zur Archivierung von E-Mails, insbesondere geschäftlicher Art. Folgende E-Mails müssen im Allgemeinen archiviert werden:
- Jegliche Art an Verträgen
- Aufträge und Bestätigungen
- Rechnungen und Zahlungsbelege
- Lieferpapiere
- Versandanzeigen
- Reklamationsschreiben
- Frachtbriefe
- Sonstige buchhalterisch relevanten Unterlagen
- Persönliche oder private E-Mails
- Werbliche E-Mails
- Duplikate
- E-Mails, die nur einen Anhang transportieren
- Interne E-Mails
- Automatisch generierte E-Mails
- Bewerbungen, die per Mail eingehen
- Spam
Welche Mehrwerte bringt eine revisionssichere Archivierung:
Die elektronische Archivierung von E-Mails bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, die über die reine Aufbewahrung hinausgehen. Hier sind einige der wesentlichen Mehrwerte, die eine effiziente und regelkonforme E-Mail-Archivierung mit sich bringt:
Einhaltung von Compliance-Anforderungen:
Die elektronische Archivierung trägt wesentlich zur Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen bei. Unternehmen sind verpflichtet, geschäftsrelevante E-Mails gemäß den GoBD sowie weiteren gesetzlichen Vorschriften zu archivieren. Eine systematische und ordnungsgemäße Archivierung stellt sicher, dass alle Compliance-Vorgaben erfüllt werden und im Falle einer Prüfung durch Finanzbehörden oder andere Institutionen alle erforderlichen Dokumente lückenlos vorliegen.
Einbindung in Workflows:
Durch die elektronische Archivierung können E-Mails effektiv in bestehende Workflows mit einem entsprechenden ECM /DMS System eingebunden werden. Eine Kombination von Archivierungsmöglichkeiten und einer Workflowkomponente ist mittlerweile ein weit verbreiteter Standard. Ein Beispiel hierfür ist der elektronische Rechnungseingang. Eingehende Rechnungen, die per E-Mail empfangen werden, können automatisch in den entsprechenden Workflow integriert und zur weiteren Bearbeitung, Prüfung und Freigabe weitergeleitet werden. Dies beschleunigt den Prozess, reduziert manuelle Fehler und sorgt für eine transparente Nachverfolgbarkeit.
Schnelles Finden von E-Mails:
Ein großer Vorteil der elektronischen Archivierung ist die schnelle und effiziente Auffindbarkeit von E-Mails. Dank leistungsstarker Suchfunktionen können archivierte E-Mails anhand von Stichworten, Datum, Absender, Empfänger oder anderen Kriterien in Sekundenschnelle gefunden werden. Dies spart nicht nur Zeit, sondern erhöht auch die Produktivität, da benötigte Informationen jederzeit sofort verfügbar sind.
Die elektronische Archivierung von E-Mails bietet somit nicht nur eine rechtlich konforme Aufbewahrung, sondern trägt auch zur Effizienzsteigerung und Optimierung von Geschäftsprozessen bei. Unternehmen profitieren von einer verbesserten Datenverwaltung, erhöhter Transparenz und einer gesteigerten Betriebseffizienz, was letztlich zu einer besseren Geschäftsführung und Wettbewerbsfähigkeit führt.
