Um den Anforderungen an die Revisionssicherheit eines Dokumentenmanagementsystems gerecht zu werden, ist die Implementierung einer Backup-Strategie unerlässlich. Eine regelmäßige Sicherung der Daten und Dokumente auf einem externen, separaten Datenträger ist erforderlich, um eine reibungslose Wiederherstellung im Notfall zu gewährleisten.

Alle Bestandteile des DMS, einschließlich der Datenbank mit Benutzerinformationen, Verschlagwortungsdaten, Workflowinformationen, Feedeinträge und archivierter Dokumente, müssen gesichert werden. Die archivierten Dokumente werden dabei als Dateien an einem definierten Speicherort gespeichert.

Unser Backup PRO Paket ermöglicht eine Dateiebenensicherung des ELO-Archivs, wodurch die Wiederherstellung einzelner Dateien jederzeit möglich ist. Die Sicherung der Datenbank erfolgt mithilfe der grundlegenden Funktionen des Datenbankmanagementsystems, unterstützt durch ein administratives Backup-Tool. Die Durchführung des Backups wird sorgfältig überwacht, und im Falle eines Fehlers kann prooffice nach Absprache mit Ihnen korrigierend eingreifen.

Als externer Datenträger können sowohl ein NAS als auch ein Cloud-Speicher genutzt werden. Bei einem NAS sind physische Zutritts- und Zugriffsbeschränkungen essenziell, idealerweise in einem separaten Brandabschnitt. Bei der Nutzung eines Cloud-Speichers ist eine ausreichende Internetbandbreite für die Datenübertragung erforderlich, und dieser kann über die prooffice Vertriebs GmbH bezogen werden. Damit stellen wir sicher, dass Ihre Daten nicht nur effektiv gesichert, sondern auch leicht zugänglich und geschützt sind.